Administrative Secretary / Front Desk Officer

Votre rôle

Pour cette étude notariale, nous – tHRee – recherchons un(e) Secrétaire administratif(ve) / Accueil polyvalent(e).
Vous occupez une fonction centrale dans l’organisation quotidienne de l’étude et êtes un point de contact clé pour les clients, les partenaires et les administrations.

Ce poste combine des responsabilités administratives, organisationnelles et relationnelles dans un environnement exigeant et dynamique.

Vos responsabilités

• Accueil des clients, en présentiel et par téléphone

• Gestion et organisation des rendez-vous

• Rédaction et mise en forme de courriers, e-mails et documents

• Préparation des légalisations de signatures, apostilles et copies conformes

• Suivi administratif des dossiers (scans, copies, classement, encodage)

• Préparation des visioconférences et gestion des signatures digitales

• Suivi des formalités post-actes et clôture administrative des dossiers

• Support informatique de premier niveau et contact avec les fournisseurs

• Gestion des stocks et commandes

• Contacts avec les administrations

• Support quotidien au notaire et aux collaborateurs

Votre profil

• Parfaitement bilingue français / néerlandais

• Sens aigu des responsabilités et forte proactivité

• Excellente organisation et capacité à gérer les priorités

• Autonome tout en appréciant le travail en équipe

• À l’aise avec les outils informatiques courants

• La connaissance d’ActaLibra est un atout

• Sens du service client, discrétion et présentation professionnelle

• Une première expérience en étude notariale est un plus

Nous offrons

• Une fonction polyvalente et visible au cœur de l’étude

• Un environnement de travail structuré, exigeant et orienté qualité

• Une équipe professionnelle, collaborative et orientée client

• La possibilité d’élargir progressivement vos compétences notariales et administratives

• Un contexte digitalisé facilitant le travail quotidien et le suivi des dossiers