Administrative Secretary / Front Desk Officer

Jouw rol

Voor dit notariskantoor zoeken wij – tHRee – een Administratief Medewerker / Onthaal.
Je vervult een sleutelrol in de dagelijkse werking van het kantoor en bent een belangrijk aanspreekpunt voor cliënten, partners en administraties.

Deze functie combineert administratieve, organisatorische en relationele verantwoordelijkheden binnen een dynamische en veeleisende context.

Jouw verantwoordelijkheden

• Onthaal van cliënten, zowel fysiek als telefonisch

• Inplannen en opvolgen van afspraken

• Opstellen en opmaken van brieven, e-mails en documenten

• Voorbereiden van legalisaties, apostilles en eensluidende afschriften

• Administratieve opvolging van dossiers (scannen, kopiëren, klasseren, input)

• Voorbereiden van videocalls en beheren van digitale handtekeningen

• Afhandeling van formaliteiten na akte en administratieve afsluiting

• Eerstelijns IT-ondersteuning en contact met leveranciers

• Beheer van voorraden en bestellingen

• Contacten met administraties

• Dagelijkse ondersteuning van de notaris en medewerkers

Jouw profiel

• Perfect tweetalig Frans / Nederlands

• Sterk verantwoordelijkheidsgevoel en proactieve houding

• Uitstekende organisatie en prioriteitenbeheer

• Zelfstandig, maar ook een sterke teamspeler

• Vlot met courante IT-tools

• Kennis van ActaLibra is een plus

• Klantgericht, discreet en professioneel voorkomen

• Ervaring in een notariskantoor is een troef

Wij bieden

• Een veelzijdige en zichtbare functie binnen het notariskantoor

• Een gestructureerde, veeleisende en kwaliteitsgerichte werkomgeving

• Een professioneel, collegiaal en klantgericht team

• Mogelijkheid om je notariele en administratieve vaardigheden verder uit te bouwen

• Een digitale werkomgeving die efficiënt werken ondersteunt